Digitaliserad produktion – helhetsperspektiv och stödjande arbetssätt

Digitalisering i produktion – ett verktyg för att skapa värde

Digitalisering betraktas ofta som ett sorts multiverktyg som kan lösa alla sorters problem. Digitalisering kan handla omså mycket olika saker – från att överföra tidigare analog information till digital form (som ibland kallas digitisering), och att mäta och samla in mer data, från fler datakällor, till att kunna lagra och sprida informationen lättare, göra mer omfattande analyser, visualisera, mm. Allt för att förbättra arbetssätt och resultat från arbetet. Digitalisering skapar möjligheter att förbättra det arbetssätt och erbjudande man har idag, att genomföra sitt arbete på bättre sätt (mera hållbart, effektivare, mer flexibelt, snabbare, billigare, kvalitet, mm) eller att slutresultatet blir bättre (högre kvalitet, flexibelt, bättre beslut, mm). Möjligheterna är stora, men det är inte alltid som arbete med digitalisering ger bra resultat.

I produktion handlar digitalisering om utformning och driften av produktionssystemet med bl a utrustningar som är alltmer digitaliserade, automatiserade och sammankopplade, ökad insamling av data, för övervakning, styrning och analys. Men dessutom handlar det om att digitalisering kan erbjuda bättre informationsunderlag och mer avancerade verktyg som underlättar och förbättrar arbete med att bygga, konfigurera, simulera, och installera system.

Det har sagt och skrivits många gånger – och är egentligen en självklarhet: digitaliseringen inte är ett mål i sig utan ett verktyg som ska stödja arbete, uppgifter, beslut, samarbete, och lärande. Alltså är det viktigt att inte se det som en teknisk installation, utan vara klar med varför man genomför en digitalisering. Att det skapar mervärde för arbete, beslutsfattande – internt i organisationen eller för relationer och leveranser externt, t ex till kunder. Även om denna insikt finns och om avsikten är god, så hamnar många tyvärr ändå lätt i fällan att utgå från programvara, tekniklösningar och har en övertro att det skall lösa problem man har, effektivisera arbetet, mm. En ny programvara kan effektivisera arbetet för någon, men kan samtidigt innebära förändrade och utökade arbetsuppgifter för andra i organisationen.

Därför är det lämpligt att utgå från värdet som man vill åstadkomma, och först därefter välja verktyg för att nå detta – utrustning, mjukvara, sensorer, etc. digitaliseringstekniker.

Förändrade arbetssätt, organisation och kompetensbehov

Ny utrustning eller programvara har en prislapp som är tydlig. Kostnaderna för att införa detta i en organisation på rätt sätt har däremot ingen prislapp, och kan vara svårt att bedöma och lätt att underskatta.

Digitalisering är ett potent ”verktyg” som kan effektivisera organisation, arbetssätt i stort. Detta är styrkan men också en utmaning – mångas arbetsuppgifter kan påverkas, både förbättras och försämras. Det är då viktigt att tänka efter före så att resultatet för de flesta blir en positiv förändring i organisationen, inte bara ger fördelar i något enskilt avseende, uppgifter, eller viss grupp av personer. För att öka chansen till att det blir en positiv erfarenhet av en förändring så är det viktigt att noga reflektera vilka olika funktioner som påverkas, vilken påverkan förändringen har på etablerade arbetssätt, ergonomi, organisation, mötesstrukturer och kompetensbehov.

Produktion och konsumtion av information

Digitalisering kan ses som en motor för att åstadkomma ett data-drivet arbetssätt där beslut i större utsträckning baseras på fakta och mindre på magkänsla. Den fakta som erbjuds skall ge ökad kunskap, bättre idéer, snabbare arbete, bättre analyser, bättre beslut, mm. Detta är den ena sidan – att information efterfrågas och skapar värde – konsumeras. Konsumenter av information kan finnas inom t ex förebyggande underhåll, störningshantering, förbättringsarbete, kvalitetsstyrning, eller miljöledning. Den andra sidan är där all data samlas in och skapas – produceras av maskiner, sensorer, datorsystem, mm. Dessa två sidor behöver mötas i en balans: å ena sidan produktion av data och å andra sidan konsumtion av information. Många industriföretag har situationen att de har brist på den information som de behöver. Orsaken till detta kan finnas både på producent- och konsumtionssidan, t ex:

• Den information som produceras ”läggs på hyllan”, och tillgängliggörs för de som behöver den.
• Konsumenterna vet inte att informationen finns, eller hur komma åt den.
• Konsumenterna vet inte vilken information de skulle ha nytta av, och söker då inte ens efter den.
• Den information som finns tillgänglig är inte tillräckligt bearbetad, analyserad eller sammanfogad (jfr konsumenter vill ha sammansatta produkter in komponenter)
• Den information som produceras och finns tillgänglig är inte den som efterfrågas.
• Data som är ”råvaran” till att ta fram önskad informationen saknas.
• Data finns men är analog, har fel modalitet, låg kvalitet, inte komplett, inte tillräcklig kvantitet för att ge möjlighet till analys.

Informationsbehov

Vilken information behövs? Detta kan tyckas enkelt att besvara men det är svårare än man tror att beskriva den information som man behöver för att göra sitt arbete mer effektivt, eller med bättre resultat. Det är helt enkelt svårt att förstå vad saknar, att se det som ännu inte finns.

För att definiera informationsbehovet kan man genomföra workshop. En metod är att utgå från att definiera målen (och ev delmål) och vilka kriterier som finns för dessa. Sedan listar man vilka parametrar är det som gör att man vet att målkriterierna har uppnåtts, eller hur status är? Sedan kan man lista parametrar som man vet påverkar processen i positiv och i negativ riktning. Information om dessa kan vara värdefulla att ha information om, för att kunna styra processen i rätt riktning. För mål- och påverkansparametrarna så kan man sedan beskriva vilken data som man ser skulle behövas och vilken bearbetning/analys av informationen som är nödvändig

Att beskriva informationsbehov kan behöva ta tid – istället för att definiera direkt alla behov, så lär man sig successivt vilken information som behövs. Utgångspunkten är då ett identifierat avgränsat behov. Detta realiseras och testas och utvärderas och man definierar nya behov som förstärker de redan införda. Tanken är när man erbjudit användare viss information, är det enklare för dem att se ytterligare möjligheter, fler behov, fler möjliga användare och fler informationskällor som borde knytas samman. Steg för steg kan man då gå mot ett alltmer datadrivet arbetssätt.

Tänk stort, men börja smått

I inledningsfasen av digitaliseringsprojekt har teknikutmaningar visat sig vara mindre utslagsgivande än utmaningar med att forma strategin. De främsta hindren just i inledningsfasen ansågs vara brist på strategi, bristande fokusering och låg insikt från ledningen. Tekniska problem blir viktiga hinder längre fram i processen.

För digitalisering är det alltså en fördel att utgå från värdet som man önskar skapa, se digitalisering som ett verktyg för att nå detta. Det är viktigt att ha ett brett perspektiv kring vad som ska förändras, och vad som kommer att påverkas. Men, att ta ett sådant helhetsgrepp kan göra digitaliseringsprojektet så stort så att man avstår. Nyckeln är att hitta ett fokuserat mer avgränsat projekt, se till att komma igång, testa och utvärdera, och utifrån det växa stegvis växa i engagemang, kompetensresultat mot ett mer långsiktigt mål. En devis som kan då vara: ”Tänk stort, men börja smått, och lär och utveckla succesivt”. Stort syftar här både på helhetsperspektiv och långsiktiga mål.

Ett sätt att skapa struktur på förändringsarbete (digitalisering eller annat) och förstå vilket projekt man vill börja med, är att arbeta med att få samsyn kring dels vad man vill åstadkomma med förändringen, önskat läge, dels att få samsyn var man står idag, nuläget. Detta senare är inte så självklart som man kan tro – ofta har man från olika funktioner lite olika bild av arbetssätt, eller åtminstone olika pusselbitar till en gemensam mer komplett beskrivning av arbetssättet. När man har detta kan man identifiera möjliga hinder, utmaningar, och risker med förändringen; och slutligen gemensamt beskriva vilket som är ett lämpligt första steg att ta.

Om man i t ex workshop-form med representanter från olika funktioner, gemensamt skapar samsyn på nuläge, framtida mål, utmaningar och ett första steg, så har man bra grund för att få mindre teknikdrivet förändringsprojekt, med god förankring i organisationen och bra engagemang föra arbete i gemensam riktning.

Helhetsförståelse med stöd av en canvas

Det behövs stöd för att förstå, resonera och planera digitaliserings-projekt med ett helhetsperspektiv, men samtidigt tillåta detaljplanering. För detta rekommenderas att använda en ”digitaliseringscanvas”. Inspiration hämtades från ”Business Model Canvas” som är ett enkelt sätt få överblick över stort område men samtidigt ger möjlighet att fokusera på specifika utmaningar. Genom ett sådant arbetssätt och modell erhåller man ett visuellt verktyg som tillåter företag och grupper att beskriva och tänka kring alla de samspelande delar som krävs för att skapa en hållbar affärsmodell. Verktyget tillåter grupper att forma ett gemensamt språk och på ett enkelt sätt diskutera och skapa nya strategiska alternativ. Det utgör också ett ramverk för en fortlöpande diskussion och utveckling. Genom att ha en canvas kan man tydligare se helheten, minska risken att tappa viktiga aspekter, och gemensamt lyfta fram de aspekter som är viktigast att satsa på.

Arbetssättet kring canvasen kan bestämmas efter omständigheterna, men avsikten är att gemensamt forma en helhetsbild inför projekt. För att fylla canvasens alla delar kan det krävas flertal workshoppar – man kan arbeta med canvasen på papper, whiteboard eller digital whiteboard. Därtill kan det under projektets gång vara lämpligt att tillsammans i organisationen uppdatera bilden i canvasen.

Föreslagen digitaliseringscanvas består av elva områden ordnade i fyra huvudområden, se Figur 1. Ordningen för att arbeta genom canvasens olika delar kan bestämmas efter behov, men startpunkten bör vara affärsmål, avgränsning till mer fokuserat mål, tydliggörande av informationsbehovet. Därefter kan det vara lämpligt att beskriva vilken data som finns, behövs och saknas, och behov av utrustning och utmaningar kring implementering och integration. Vänstersidan av canvasen fokuserar tekniksida, medan högersidan lägger fokus på de mjukare aspekterna kring arbetssätt, organisation, behov av kompetens, och påverkade intressenter. De två nedersta fälten är för att lyfta fram vilka negativa effekter och kostnader, respektive positiva effekter och vinster digitaliseringen förväntas få.

• Affärsmål: Vilket är det identifierade övergripande målet för företaget och verksamheten, som vi kan ha som ledstång i förändringsarbetet? T ex att produktkvalitet är centralt för affären
• Fokuserat mål: Utifrån affärsmål behöver man avgränsna till mer begränsat projekt, bl a kan man avgränsa till visst delsystem i produktion, välja ut pilotanläggning, och bestämma vad vill uppnå på kort sikt med digitaliseringsinitiativet? T ex identifierar man kanske en specifik maskin i produktion som är central för att säkerställa produktkvaliteten.
• Informationsbehov: Vilken information behövs för att ge det stöd som önskar, som ger möjlighet att styra och besluta mot vald målsättning, vilka insikter vill få mäta? T ex för att uppnå högre kvalitet i processen i maskinen behövs vissa identifierade mätningar på produkterna.
• Data: Datatillgång idag, möjlighet att samla in, media, kvalitet, kvantitet, modalitet, etc.?
• Behov av nya data för att möta informationsbehov och mål? Tex kanske en del av de önskade mätningarna finns, men med dålig noggrannhet, andra mätdata saknas.
• Utrustning: Vad finns tillgängligt idag? Vad behövs för datainsamling, datahantering, analys, visualisering, etc? T ex vilken mätutrustning behövs för de önskade mätningarna.
• Integration: Installation och integration av ny lösning med befintliga system, utrustningar /IT-infrastruktur, access? T ex hur ska mätutrustningarna integreras med redan befitliga datorsystem?
• Arbetsprocesser och organisation: Påverkan på personal, arbetssätt, metoder, organisation, möten, beslut, ergonomi? T ex vem ska genomföra mätningar, hur skall det genomföras, och hur påverkar det ergonomi och arbetsmiljön?
• Kunskap, kultur och ledarskap: Viktiga kompetenser som har, behov av utbildning, träning, kultur, motivation, attityd, etc.? T ex kräver de nya mätningarna av produkten att extra utbildningsinsatser behövs?
• Intressenter: Vilka kommer påverkas och hur behöver dessa hanteras etc., både interna och externa intressenter? T ex vilka inom företaget har intresse av att se mätresultaten?
• Kostnader, negativa effekter: Vad kostar projektet – sammantaget för hantering av olika aspekter ovan? Vilka negativa effekter finns det risk för? T ex hur mycket kostar produktkvalitetsbristerna årligen?

• Vinster, positiva effekter: Vad kommer vinsterna, besparingar med investeringen att vara, etc. miljö, arbetsmiljö, ergonomiska, attraktivitet, mm? T ex vilka andra effekter ser vi kring ökad hållbarhet, och stabilare produktion.

Artikeln är skriven utav Per Gullander från RISE (Research Institutes Of Sweden)