Development Lead på AKOA
Hur lyckas man med digital automation?
Publicerad: 2 februari 2021
Med intåget av Industri 4.0 och ökningen av smarta fabriker ställs svensk industri inför helt nya möjligheter och utmaningar. Under 2019 fick jag det stora privilegiet att besöka ett 20-tal små och medelstora företag inom svensk industri för att genomföra en studie om deras omställning till Industri 4.0. En röd tråd som kunde ses var att med ökningen av uppkopplade maskiner och annan teknik inom processindustriell IT inom den svenska industrin skapas många spännande möjligheter, till stor del på okänd mark.
Många företag som traditionellt arbetat med enbart fysiska varor rör sig nu in på digitala marknader och behöver navigera sig i potentialen hur tekniken kan utvidga deras erbjudande gentemot sina kunder. Ett exempel är hur många företag som går över till en allt mer tjänstebaserad affärsmodell, där portföljen blir mer differentierad i vad de kan erbjuda sina kunder. Digitalisering av varje enskild del av flödet kan bidra till flexibilitet och underlätta modularisering av delar i produktionskedjan, vilket i sin tur kan skapa en helt ny leveranskapacitet. Samtidigt genereras spårbarhet och datainsamling som kan ligga till grund för att bygga och dela kunskap snabbare än aldrig förr. Att nyttja automationsverktyg, så som RPA, för att kunna skala upp och vara snabbfotade i resan som Industri 4.0 innebär kan vara värdefullt. Dels för att frigöra intern kapacitet från administrativa uppgifter, dels för att snabbt landa på fötterna med nya processer som denna digitala resa innebär.
Vad är RPA?
RPA är en förkortning av Robotic Process Automation, som innebär att man genom mjukvara instruerar en robot (även kallat digital medarbetare) till att utföra sekvenser av regelbaserade, dataintensiva och rutinmässiga arbetsuppgifter. Detta genom att simulera klick och knapptryckningar som en människa annars hade gjort. RPA har sett en stark exponentiell tillväxt under de senaste åren och är ett av de snabbast växande segmenten inom mjukvaruindustrin. RPA är applicerbart i alla industrier och verksamheter där det finns en hög volym av administrativa och regelbaserade uppgifter. En stor anledning till RPAs framväxt är dess möjlighet till snabb kapitalavkastning, då RPA-projekt kan vara förhållandevis korta i jämförelse med andra mjukvaruprojekt men samtidigt generera en stor ökning i produktivitet och därmed ökad kostnadseffektivitet. Robotar kan arbeta dygnet runt, året runt och utan pauser.
RPA bidrar också till att frigöra tid från personal att så de kan arbeta med andra värdeskapande aktiviteter. Medan roboten jobbar med det repetitiva och administrativa arbetet kan de anställda istället fokusera på det som människan gör bättre än robotar – vara kreativa, nyskapande och genomföra mer komplexa uppgifter som kräver djupare analys och mänsklig intuition. Därmed kan RPA bidra med mer än enbart ökad effektivitet, utan också generera mer värdeskapande och innovation i den tiden som frigjorts. Det kan också få andra värdefulla effekter, så som minskad arbetsbelastning och stress för medarbetaren.
Var börjar man?
Effekterna av RPA är dock i högsta grad kopplat till vilka processer som automatiseras och hur RPA projektet struktureras, både tekniskt och organisatoriskt. Att automatisera en process är inte så svårt. Den stora utmaningen är att utarbeta en hållbar och skalbar lösning. Alla företag befinner sig på olika platser i sin automationsresa. Vissa har precis börjat nosa på ämnet med start i några stödprocesser, medan andra satsar på fullskaliga automationer av kärnprocesser och end-to-end lösningar. En tydlig trend inom RPA är att där man tidigare haft ett väldigt starkt fokus på process-effektivitet och kapitalavkastning, finns ett allt större intresse av att också genomföra innovativa RPA-projekt där hela värdekedjor optimeras och transformeras. Det beror dels på den aktuella graden av automations-mognad hos den specifika verksamheten, men också på att automationsverktygen i sig mognar och får allt mer kraftfull kapacitet.
Vad är framtiden inom digital automation?
Pandemin har fått oss att ställa om på många sätt. Med det har det skapats många nya behov för att stötta omställningen med insatser som krävts för att hantera rådande läge. Fördelen med RPA är att processer kan utvecklas och implementeras på en kort tidshorisont, beroende på komplexiteten av processen och kapaciteten såväl som kompetensen i automations-teamet. När en större omställning behöver ske kan RPA därmed vara ett effektfullt verktyg för att skapa snabb förändring när den behövs, vilket blir allt oftare i en värld i ständig rörelse. Men samtidigt som man kan skapa en snabb lösning för det man har framför sig just nu, är det långsiktiga perspektivet lika viktigt. Det kan innebära allt från hur man strukturerar kod, vilka processer som prioriteras, hur man ser till att uppfylla och underhålla säkerhetsaspekter, till hur man bibehåller kapaciteten och kompetensen som krävs för att automationsinsatser ska ge långsiktig effekt. Allt fler väljer därmed ett mer tjänstebaserat tillvägagångssätt genom Automation-as-a-service (AaaS), där automationen förvaltas och driftas utanför verksamheten, för att istället kunna fokusera på sin kärnverksamhet. På så vis kan företag minska risken att automationstakten stannar av på grund av att interna resurser behöver fokusera på underhåll. Istället för att stampa på samma plats, kan man spana på horisonten efter vad nästa steg i automationsresan ska bli.
För att genomföra en framgångsrik automationsresa rekommenderar vi att automationsstrategin ska gå i linje med företagets övergripande strategi. Med det följer också att kombinera olika sorters verktyg för att skapa en helhetslösning. Vi har sett en ökande trend av att ta ett större grepp om automation genom att kombinera olika digitala automationsverktyg för att tillsammans skapa mervärde. Möjligheterna inom automation rör sig från att enbart hantera regelbaserade och strukturerade processer, till att hantera processer av högre komplexitet och mindre struktur. Begränsningarna minskar allt eftersom man kan kombinera verktyg för att skapa mer kraftfulla och smarta lösningar. Till exempel att kombinera RPA med teknologier, så som AI-drivna virtuella assistenter, IDP (Intelligent Document Processing), Analytics och IPD (Intelligent Process Discovery) kan man få en helhetslösning som bidrar med en högre grad funktionalitet tillsammans än var för sig.
Att kombinera med IDP möjliggör för företag att läsa in, klassificera och tolka en stor variation dokument, varpå RPA kan ta vid och genomföra administrativa uppgifter som hör till bearbetningen av dessa dokument. Klassificering och tolkning av såväl strukturerad som ostrukturerad data är en genomgående utmaning för företag oavsett bransch, där integration mellan olika verktyg kan bidra till att data extraheras och bearbetas på en högre nivå än aldrig förr. Med stöd av analytiska verktyg kan flaskhalsar i automationsflödet identifieras och iterativt förbättras över tid. Samtidigt kan AI-assistenten jobba i bakgrunden med att hantera och förstärka företagets till exempel digitala engagemang och kunddialog. I sin tur kan AI assistenten bidra med underlag för djupare analys som kan bidra till kostnadsbesparingar, kvalitetsökning och effektivitet. När automationsteknologier kombineras och kan samverka skapas således ett större värdeskapande tillsammans, än vad teknologierna skulle göra var för sig.
AKOA har många års erfarenhet av RPA genom vår specifika nisch med att jobba med digital automation. Med detta som grund har vi hunnit lära oss en hel del om olika framgångsfaktorer inom automations-projekt, vilket jag och mina kollegor har sammanfattat i vårt nyligen publicerade verk ”The RPA manifesto 1.0” som finns för nedladdning på vår hemsida. Där kan man läsa mer om de kritiska framgångsfaktorerna inom automationsprojekt, hur man undviker olika fallgropar och hur man ska tänka när man börjar bygger sin digitala automationskapacitet under sin automationsresa.
För dig som vill läsa studien om små och medelstora bolags omställning till Industri 4.0 eller lära dig mer om digital automation finns två länkar:
Publicerad 2021-02-02 |
Skriven av Frida Kjidderö
